Mitä sitoutuminen asiakkaan Code of Conductiin tarkoittaa käytännössä?
Code of Conduct on yrityksen eettinen ohjeisto, joka liitetään nykyisin yhä useammin sopimusten osaksi. Ensi silmäyksellä itse ohjeisto ja siihen sitoutuminen voi vaikuttaa muotoseikalta. Todellisuudessa kyse on sopimusvelvoitteesta – ei pelkästä yhteisymmärryksestä samojen arvojen jakamisesta koskien esimerkiksi lakien noudattamisesta ja ympäristövastuuta.
Pieni pysähtyminen ja tarkistushetki ennen sopimuksen tekoa voi säästää kummatkin osapuolet myöhemmiltä väärinkäsityksiltä. Tärkeintä on varmistaa, että sitoumus vastaa oman yrityksen toimintaa ja että siitä mahdollisesti vaadittava dokumentaatio on samalla tasolla kuin mitä sopimuksessa edellytetään.
Suositus vai velvoite?
Kun Code of Conduct on osa sopimusta, se sitoo toimittajaa. Kannattaa tunnistaa, puhutaanko Code of Conductissa velvoitteista vai suosituksista – esimerkiksi englanniksi sanamuoto “shall comply with” tarkoittaa velvoitetta, kun taas “is encouraged to follow” viittaa pikemminkin suositukseen.
Viitataanko asiakkaan omiin ohjelmiin?
Monissa Code of Conduct -dokumenteissa viitataan yrityksen omaan vastuullisuus- tai ympäristöohjelmaan. Tällöin edellytyksenä saattaa olla, että toimittaja lupaa noudattaa myös niitä, vaikka ne eivät sisältyisikään varsinaiseen sopimukseen tai olisi sen liitteenä. On siis hyvä varmistaa, mitä viittaus käytännössä tarkoittaa ja onko siinä tavoitteita, jotka koskevat myös omaa toimintaa.
Riittävätkö omat prosessit?
Harva Code of Conduct edellyttää varsinaista johtamisjärjestelmää, mutta usein niissä odotetaan, että yrityksellä on olemassa vakiintuneet käytännöt esimerkiksi työturvallisuuden, ympäristön ja eettisten asioiden hallintaan ja seurantaan. Jos dokumentissa lukee esimerkiksi “we expect our suppliers to have management systems”, on hyvä varmistaa, riittävätkö yrityksesi omat käytännöt tämän odotuksen täyttämiseen vai vaaditaanko esimerkiksi sertifioitua johtamisjärjestelmää.
Ulottuuko vastuu alihankkijoihin?
Monet ohjeistukset sisältävät lauseen, jonka mukaan myös sopijaosapuolen alihankkijoiden on noudatettava samoja periaatteita. Tämä tarkoittaa, että vastuu ulottuu omaa yritystä pidemmälle. Kannattaa siis tarkistaa, miten pitkälle velvoitteet käytännössä ulottuvat ja miten niiden täyttyminen tulee osoittaa tarvittaessa.
Edellytetäänkö raportointia tai todisteita?
Joissakin Code of Conduct -asiakirjoissa mainitaan esimerkiksi “reporting”, “follow-up” tai “documentation upon request”. Kyseiset ilmaisut voivat tarkoittaa velvollisuutta toimittaa selvityksiä pyydettäessä. Ennakkoon on siis hyvä varmistaa, mitä tietoja selvitysvelvollisuus koskee ja missä muodossa selvityksiä odotetaan.
Miksi tämä kaikki on tärkeää?
Code of Conduct ei ole tarkoitettu pelotteeksi, vaan yhteiseksi pelisäännöksi. Kun sopimushetkellä tarkastelee, mihin todella sitoutuu, yhteistyö alkaa luottamuksen eikä oletusten tai tulkintojen varassa. Yritys, jolla on selkeät toimintatavat ja dokumentoidut prosessit, voi allekirjoittaa Code of Conductin huoletta.
Miten ennakoida ja rakentaa kilpailukykyä?
Ennakoida voi tutustumalla omien asiakkaiden ja muiden toimijoiden Code of Conduct -sitoumuksiin tarkemmin. Lisäksi on hyvä ankkuroida Code of Conduct -sitoumuksien huomioiminen osaksi omaa tarjouksen laatimisen rutiinia ja tarkistaa mahdolliset epäselvyydet viimeistään ennen tarjouksen jättämistä. Kun asia on käyty läpi etukäteen, sopimusneuvottelut sujuvat varmemmin, ja voi osoittaa hallittua, luotettavaa toimintaa jo ensikohtaamisessa.
Kilpailukyky rakentuu siitä, että oma toiminta perustuu vakiintuneisiin käytänteisiin, riittävään dokumentaatioon sekä kykyyn todentaa niitä tarvittaessa. Näin syntyy valmius osallistua yhteiseen yrityskulttuuriin.
Esimerkki tarkistuslistasta
- Lue kaikki Code of Conductiin liittyvät viittaukset ja liitteet.
- Kysy tarvittaessa, mitä mahdollisissa liitteissä mahdollisesti esiintyvät tavoitteet tarkoittavat käytännössä.
- Tarkista, koskevatko vaatimukset myös alihankkijoita.
- Arvioi, onko yritykselläsi riittävät käytännöt vaatimusten täyttämiseen, vaikka varsinaisia sertifikaatteja ei vaadittaisi.
- Käy läpi mahdolliset epäselvät kohdat ja kysy niistä ennen allekirjoitusta.
ShowYourSustainability™-järjestelmällä osoitat huolellisuusvelvoitteen
Code of Conduct eli eettiset ohjeet edellyttävät usein vähintään osittaista huolellisuusvelvoitteen täyttämistä ja rakennetta, jossa yrityksen toimintamalli, dokumentointi ja seuranta ovat hallinnassa. ShowYourSustainability™-järjestelmässä nämä elementit rakentuvat yhdeksi, selkeäksi kokonaisuudeksi. Järjestelmä auttaa laatimaan omat toimintaperiaatteet ja käytänteet, prosessikuvaukset sekä tarvittavan dokumentaation, jonka avulla sitoumukset voidaan myös osoittaa toteen.
